Firmy zarejestrowane na VAT są zobowiązane do prowadzenia cyfrowych zapisów dla celów VAT i przesyłania informacji o deklaracji VAT do HMRC za pomocą kompatybilnego oprogramowania funkcjonalnego w ramach programu Cyfryzacja Podatku (MTD). Wyjątki od zgodności z MTD dla VAT (MTDfV) są ograniczone, głównie wyłącza firmy już zwolnione z obowiązku składania deklaracji VAT online lub te formalnie niewypłacalne.
W rzadkich przypadkach, gdy firmy uważają, że kwalifikują się do zwolnienia, zachęcamy do kontaktowania się z nami w celu dalszej oceny. Automatyczne zwolnienia są przyznawane firmom już zwolnionym z obowiązku składania deklaracji VAT online lub znajdującym się w stanie formalnej niewypłacalności.
HMRC zachowuje dyskrecjonalne uprawnienia do udzielania zwolnień w określonych okolicznościach, na przykład gdy firmy twierdzą, że nie są w stanie używać technologii komputerowej, oprogramowania lub internetu z powodów takich jak niepełnosprawność, lokalizacja lub przekonania religijne. Firmy mają prawo odwołać się od odmowy zwolnienia przez HMRC.
Dla firm objętych MTDfV, przestrzeganie przepisów wymaga składania deklaracji VAT za pomocą oprogramowania zgodnego z MTDfV. Informacje pochodzące z cyfrowych zapisów są wykorzystywane do wypełnienia deklaracji VAT. Ważne jest, że ustawowe terminy składania deklaracji VAT i daty płatności nie zmieniają się w wyniku wprowadzonych zmian w ramach projektu MTDfV. Firmy, które optują za miesięcznymi lub rocznymi deklaracjami VAT, mogą kontynuować swoje obecne praktyki.
HMRC nie dostarcza oprogramowania MTDfV, a prowadzenie ręcznych zapisów jest uznawane za nieakceptowalne. Określone zapisy muszą być prowadzone w „kompatybilnym funkcjonalnie oprogramowaniu”, zdolnym do obliczania deklaracji VAT i przesyłania jej do HMRC za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API). HMRC uznaje różne metody osiągnięcia tego celu, ale transfer danych do HMRC, od cyfrowych zapisów do składania deklaracji, musi być wyłącznie cyfrowy. Szczegółowe wymagania są opisane w VAT Notice 700/22: Cyfryzacja Podatku VAT.
Kompatybilne funkcjonalnie oprogramowanie, jak zdefiniowano w powiadomieniu VAT, to program komputerowy lub zestaw kompatybilnych programów zdolnych do łączenia się z systemami HMRC za pomocą API. Jego funkcjonalności obejmują prowadzenie cyfrowych zapisów zgodnie z zasadami MTDfV, przechowywanie cyfrowych zapisów przez do sześciu lat, generowanie deklaracji VAT z cyfrowych zapisów, cyfrowe przesyłanie danych do HMRC, dobrowolne dostarczanie danych VAT do HMRC oraz odbieranie informacji od HMRC za pośrednictwem platformy API.
VAT Notice określa zapisy, które należy prowadzić cyfrowo, obejmując „dane identyfikacyjne”, konto VAT łączące główne zapisy i deklarację VAT, wraz z informacjami o dostawach wykonanych i otrzymanych, w tym stosowane stawki VAT. Dla otrzymanych dostaw wymagane jest również określenie kwoty podatku naliczonego do odliczenia.
Wbrew nieporozumieniom, MTD nie wymusza całkowicie bezpapierowego środowiska ani nie wymaga stosowania cyfrowych faktur i paragonów. Jednakże, rejestrowanie dostaw wykonanych i otrzymanych musi być w formacie cyfrowym. W przypadkach, gdy faktury i paragony nie są przechowywane cyfrowo, można stosować tradycyjne metody papierowe do celów VAT.
Adresując kwestie oprogramowania, cyfrowe zapisy wymagane dla MTD nie są ograniczone do jednego miejsca czy programu. Firmy mogą prowadzić cyfrowe zapisy w różnych kompatybilnych formatach, z dopuszczeniem użycia arkuszy kalkulacyjnych, pod warunkiem, że są one uzupełnione o oprogramowanie dodatkowe MTD.
Obowiązujące od 1 kwietnia 2021 roku, jeśli cyfrowe zapisy są rozproszone po wielu programach lub uzupełnione o programy dodatkowe, niezbędne jest, aby wszystkie programy były cyfrowo połączone. Szczegóły tych cyfrowych połączeń są opisane w VAT Notice 700/22.